Digitalizácia procesu
Digitalizácia LOTOTO procesov
Digitalizácia LOTOTO nezačína výberom softvéru, ale pohľadom na to, ako vaša prevádzka dnes uzamyká. Kto žiada, kto schvaľuje, kto izoluje, kde sú uložené povolenia a ako sa odovzdáva práca medzi smenami. Digitálny workflow potom tieto pravidlá preberá, nie naopak.
Softvér nenahrádza zámky. Riadi proces okolo nich.
Čo je digitálne LOTOTO?
Krátka odpoveďDigitálne LOTOTO je evidencia a riadenie LOTOTO postupu v softvéri: od prípravy povolenia cez potvrdenie izolácie jednotlivých energií až po odomknutie a archiváciu záznamu.
Základom je LOTOTO, teda uzamknutie, označenie a overenie účinnosti izolácie. Softvér tento fyzický postup nenahrádza. Spája ho s informáciami o zariadení, o osobách a o krokoch, ktoré už boli vykonané. Vďaka tomu je v každom okamihu zrejmé, v akom stave sa zásah nachádza a kto za ktorú časť zodpovedá.
Aký problém digitalizácia rieši?
Krátka odpoveďRieši rozdelenie informácií. Keď sú údaje o zásahu na papierovom povolení, v tabuľke, v telefonáte a v pamäti pracovníka, ich overenie trvá dlho a ľahko sa niečo prehliadne.
Pred začatím práce potrebuje údržba spoľahlivú odpoveď na niekoľko otázok:
- Je identifikované správne zariadenie?
- Ktoré energie treba izolovať?
- Kto jednotlivé úkony vykonal?
- Kto na zariadení ešte pracuje?
- Za akých podmienok možno zariadenie opäť uvoľniť do prevádzky?
Pri viacerých profesiách, súbežných zásahoch a striedaní smien je udržať aktuálny prehľad čoraz náročnejšie. Digitalizácia má preto zmysel už pri príprave zásahu. Potrebné údaje sú na jednom mieste a ďalší postup nadväzuje na zaznamenané potvrdenia.
Nahrádza digitálne LOTOTO fyzické zámky?
Krátka odpoveďNie. Fyzické uzamknutie, označenie, izolácia energie a Tryout zostávajú úkonmi pracovníkov na zariadení. Softvér ich podporuje procesnou kontrolou, dostupnosťou informácií a dohľadateľnou evidenciou.
Stav „uzamknuté“ v aplikácii je evidovaný stav. Vzniká z potvrdení pracovníkov, ktorí izoláciu vykonali. Nie je to meranie fyzického stavu zariadenia. Preto má digitálny systém zmysel iba spolu s jasnými pravidlami a ich dodržiavaním na pracovisku.
Čo softvér do procesu prináša:
Čo možno v LOTOTO procese digitalizovať?
Krátka odpoveďPracovné povolenia, evidenciu uzamknutí po jednotlivých energiách, oprávnenia a zastupovanie, koordináciu pracovných skupín, dokumentáciu a auditnú stopu. Ako službu aj pracovné postupy dostupné cez QR kód na zariadení.
Tryout, teda overenie účinnosti izolácie, je v LOTOTO vždy samostatný krok. Spôsob jeho evidencie a začlenenie do digitálneho workflow navrhujeme podľa pravidiel konkrétnej prevádzky.
Dá sa digitalizovať aj pracovná dokumentácia?
Krátka odpoveďÁno. Okrem prikladania naskenovaných dokumentov vieme na mieru navrhnúť digitálne formuláre: vyplnenie priamo v aplikácii, predvyplnené údaje, elektronické schvaľovanie dokumentov a archiváciu spolu so záznamom.
Aktuálna aplikácia pracuje so šablónami formulárov pre rizikové práce a s prikladaním vyplnených dokumentov k záznamu. Plne digitálne vypĺňanie a generovanie dokumentov je rozšírenie, ktoré navrhujeme podľa vašich formulárov – od elektronických pracovných povolení cez záznamy o izolácii energií až po servisné a kontrolné protokoly. Podrobne ho opisujeme v časti digitálne formuláre.
Pri elektronickom schvaľovaní dokumentov treba rozlišovať interné potvrdenie v aplikácii a elektronický podpis podľa nariadenia eIDAS. Viac v časti pravidlá pre elektronické dokumenty a podpisy.
Ako môže vyzerať digitálny LOTOTO workflow?
Krátka odpoveďTypicky ide o reťaz žiadosť – schválenie – izolácia po energiách – overenie – práca – ukončenie prác – odomknutie – archív. Každý krok má svoju zodpovednú osobu a svoj záznam.
- 01ŽiadosťZariadenie, energie a vykonávatelia
- 02SchválenieZodpovedná osoba pre oblasť
- 03Izolácia jednotlivých energiíKaždú energiu potvrdzuje jej vykonávateľ
- 04TryoutOverenie účinnosti izolácie
- 05PrácaĎalšie skupiny sa pripájajú k uzamknutiu
- 06Ukončenie prác všetkých skupínKým je skupina aktívna, odomknutie nie je možné
- 07OdomknutiePo jednotlivých energiách
- 08Archivácia a auditná stopaHistória zásahu zostáva dohľadateľná
Dôležité je, aby workflow oddeľoval úkony s rôznym významom. Schválenie povolenia je rozhodnutie. Izolácia je fyzický úkon vykonávateľov. Tryout je overenie, že izolácia je účinná. Ak sú tieto kroky v systéme zlúčené, ľahko sa administratívne schválenie mylne považuje za splnenie všetkých podmienok na začatie práce.
Prečo sa workflow musí prispôsobiť prevádzke?
Krátka odpoveďPretože LOTOTO postupy, rozdelenie zodpovedností a spôsob schvaľovania sa medzi prevádzkami líšia. Softvér, ktorý by ich zjednotil do jednej schémy, by nútil ľudí obchádzať vlastné pravidlá.
Nasadenie preto vychádza z vašich existujúcich LOTO a LOTOTO postupov. Pri analýze s vami prejdeme najmä:
- kto zásah žiada, kto ho schvaľuje a kto vykonáva izoláciu,
- ktoré druhy energie smie zabezpečovať ktorý typ pracovníka,
- na ktoré zariadenia alebo oblasti sa vzťahuje oprávnenie schvaľovať,
- ako sa riešia zastupovanie, striedanie smien a viac pracovných skupín,
- ktoré práce sú rizikové a aké formuláre k nim patria,
- ako sa eviduje Tryout a čo sa deje pri ukončení práce.
Podľa procesu a požiadaviek prevádzky možno riešenie rozšíriť napríklad o identifikáciu RFID kartami, kioskové pracoviská alebo evidenciu prevzatia kľúča či známky. Ako prebieha analýza a nastavenie, opisujeme na stránke Riešenie.
Ako zistiť, či digitalizácia pomáha?
Krátka odpoveďVyhodnotením na vlastných údajoch prevádzky. Odporúčame sledovať niekoľko ukazovateľov, ktoré ukážu, či sa zlepšilo dodržiavanie postupu a kvalita informácií.
Na vyhodnotenie zavedenia digitálneho LOTOTO odporúčame sledovať najmä:
- úplnosť povolení a potvrdení pred začatím zásahu,
- zistené odchýlky medzi záznamom a stavom na pracovisku,
- počet a dôvody zastupovania alebo mimoriadnych zásahov do procesu,
- čas potrebný na dohľadanie dokumentácie,
- udalosti a skoronehody súvisiace s izoláciou energií.
Ide o navrhované ukazovatele hodnotenia, nie o metriky, ktoré aplikácia automaticky vypočíta. Podkladom pre ne môžu byť záznamy a auditná stopa, ale aj kontroly na pracovisku.
Pri porovnaní obdobia pred zavedením a po ňom treba brať do úvahy aj rozsah údržby, zmeny technológií a spôsob hlásenia udalostí. Samotná zmena počtu udalostí ešte neurčuje, ktoré opatrenie ju spôsobilo.
Na čo myslieť pred zavedením?
Krátka odpoveďNa kvalitu registra zariadení, pripojenie v miestach obsluhy a dohodnutý postup pre prípad, že systém nebude dostupný.
- Kvalita registraEvidencia je iba taká dobrá ako register zariadení, ich energií a väzieb na izolačné miesta. Zoznam druhov energie nenahrádza postup ich zabezpečenia. Viac na stránke Izolácia energií.
- KonektivitaTreba overiť pripojenie tam, kde sa bude systém používať, teda pri zariadeniach, v dielňach aj vo velíne.
- Postup pri nedostupnosti systémuPrevádzka musí vedieť, ako postupovať, keď systém nie je dostupný, a ako záznamy následne doplniť. Tento postup stanovujeme spolu s vami pred spustením.
- Spôsob obsluhyMobil, tablet, počítač alebo zdieľané pracovisko. Pri zdieľanom pracovisku musí byť každá operácia jednoznačne priradená konkrétnemu používateľovi.
- Označenie zariadeníPri QR identifikácii treba štítky správne umiestniť a udržiavať čitateľné.
- PilotOdporúčame začať vybranou oblasťou, overiť nastavenie v praxi a až potom rozširovať.
Skúsenosť z reálnej prevádzky
LOTOTO referencia
LOTOTO v priemyselnej praxi
LOTOTO proces sme digitalizovali v cementárni Danucem. Skúsenosti z reálnej prevádzky, najmä s koordináciou pracovných skupín, izoláciou po jednotlivých energiách a zastupovaním, dnes prenášame do riešení pre ďalšie prevádzky.
Časté otázky
Treba na mobil alebo počítač inštalovať aplikáciu?
Nie. Existujúca LOTOTO aplikácia funguje vo webovom prehliadači na počítači, tablete aj mobile.
Kde systém beží?
Jednou z variant je lokálny server v závode s prístupom cez VPN. Konkrétne usporiadanie volíme podľa požiadaviek na dostupnosť, správu a zabezpečenie.
Je LOTOTO.digital krabicový produkt?
Nie. Vychádzame z existujúcej, v prevádzke overenej technológie, ale role, schvaľovanie, dokumenty a spôsob obsluhy nastavujeme podľa pravidiel vašej prevádzky.
Dá sa digitalizovať iba časť procesu?
Áno. Často sa začína evidenciou uzamknutí a povoleniami na vybranej oblasti. Ďalšie časti, napríklad pracovné postupy, sa dajú doplniť neskôr.
Ďalší krok
Pozrime sa, čo sa dá digitalizovať.
Ukážte nám váš súčasný LOTOTO postup, vzor povolenia a rozdelenie rolí. Spolu určíme, ktoré časti procesu má zmysel digitalizovať ako prvé.