Prozessdigitalisierung
Digitalisierung von LOTOTO-Prozessen
Die Digitalisierung von LOTOTO beginnt nicht mit der Wahl einer Software, sondern mit dem Blick darauf, wie Ihr Betrieb heute verriegelt. Wer beantragt, wer gibt frei, wer trennt die Energien, wo liegen die Arbeitsfreigaben und wie wird die Arbeit zwischen den Schichten übergeben. Der digitale Workflow übernimmt dann diese Regeln, nicht umgekehrt.
Software ersetzt keine Schlösser. Sie steuert den Prozess um sie herum.
Was ist digitales LOTOTO?
Kurze AntwortDigitales LOTOTO ist die Dokumentation und Steuerung des LOTOTO-Verfahrens in einer Software: von der Vorbereitung der Arbeitsfreigabe über die Bestätigung der Trennung jeder einzelnen Energie bis zum Entriegeln und zur Archivierung des Vorgangs.
Grundlage ist LOTOTO, also Verriegelung, Kennzeichnung und Wirksamkeitsprüfung der Trennung. Die Software ersetzt dieses physische Vorgehen nicht. Sie verknüpft es mit Informationen über die Anlage, die beteiligten Personen und die bereits ausgeführten Schritte. So ist jederzeit erkennbar, in welchem Stand sich ein Eingriff befindet und wer für welchen Teil verantwortlich ist.
Welches Problem löst die Digitalisierung?
Kurze AntwortSie löst das Problem verstreuter Informationen. Wenn die Angaben zu einem Eingriff auf einem Papierschein, in einer Tabelle, in einem Telefonat und im Gedächtnis eines Mitarbeiters verteilt sind, dauert ihre Prüfung lange und es wird leicht etwas übersehen.
Vor Arbeitsbeginn braucht die Instandhaltung eine verlässliche Antwort auf einige Fragen:
- Ist die richtige Anlage identifiziert?
- Welche Energien müssen getrennt werden?
- Wer hat die einzelnen Schritte ausgeführt?
- Wer arbeitet noch an der Anlage?
- Unter welchen Bedingungen darf die Anlage wieder in Betrieb gehen?
Bei mehreren Gewerken, parallelen Eingriffen und Schichtwechseln wird es immer schwieriger, den Überblick aktuell zu halten. Die Digitalisierung lohnt sich deshalb schon bei der Vorbereitung des Eingriffs. Die nötigen Angaben liegen an einem Ort, und jeder weitere Schritt baut auf den dokumentierten Bestätigungen auf.
Ersetzt digitales LOTOTO die physischen Schlösser?
Kurze AntwortNein. Physisches Verriegeln, Kennzeichnen, die Trennung der Energie und der Tryout bleiben Handlungen der Mitarbeitenden an der Anlage. Die Software unterstützt sie durch Prozesskontrolle, verfügbare Informationen und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Der Status „verriegelt“ in der Anwendung ist ein dokumentierter Status. Er entsteht aus den Bestätigungen der Mitarbeitenden, die die Trennung ausgeführt haben. Er ist keine Messung des physischen Anlagenzustands. Ein digitales System ist deshalb nur zusammen mit klaren Regeln sinnvoll, die am Arbeitsplatz auch eingehalten werden.
Was die Software in den Prozess einbringt:
Was lässt sich im LOTOTO-Prozess digitalisieren?
Kurze AntwortArbeitsfreigaben, die Dokumentation von Verriegelungen je Energie, Berechtigungen und Vertretungen, die Koordination von Arbeitsgruppen, die Dokumentation und der Audit Trail. Als Leistung zusätzlich Arbeitsanweisungen, die über einen QR-Code an der Anlage abrufbar sind.
Der Tryout, also die Wirksamkeitsprüfung der Trennung, ist in LOTOTO immer ein eigener Schritt. Wie er dokumentiert und in den digitalen Workflow eingebunden wird, konzipieren wir nach den Regeln des jeweiligen Betriebs.
Lässt sich auch die Arbeitsdokumentation digitalisieren?
Kurze AntwortJa. Über das Anhängen eingescannter Dokumente hinaus können wir digitale Formulare individuell konzipieren: Ausfüllen direkt in der Anwendung, vorbefüllte Daten, elektronische Freigabe von Dokumenten und Archivierung zusammen mit dem Vorgang.
Die aktuelle Anwendung arbeitet mit Formularvorlagen für gefährliche Arbeiten und mit dem Anhängen ausgefüllter Dokumente an den Vorgang. Das vollständig digitale Ausfüllen und Erzeugen von Dokumenten ist eine Erweiterung, die wir anhand Ihrer Formulare konzipieren – von elektronischen Arbeitsfreigaben über Nachweise zur Energieisolierung bis zu Service- und Prüfprotokollen. Ausführlich beschreiben wir sie im Abschnitt digitale Formulare.
Bei der elektronischen Freigabe von Dokumenten ist zwischen einer internen Bestätigung in der Anwendung und einer elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung zu unterscheiden. Mehr dazu im Abschnitt Regeln für elektronische Dokumente und Signaturen.
Wie kann ein digitaler LOTOTO-Workflow aussehen?
Kurze AntwortTypisch ist die Kette Antrag – Freigabe – Trennung je Energie – Prüfung – Arbeit – Arbeitsende – Entriegeln – Archiv. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und einen eigenen Eintrag.
- 01AnforderungAnlage, Energien und ausführende Personen
- 02FreigabeVerantwortliche Person für den Bereich
- 03Trennung jeder EnergieJede Energie bestätigt die ausführende Person
- 04TryoutWirksamkeitsprüfung der Trennung
- 05ArbeitWeitere Gruppen schließen sich der Verriegelung an
- 06Alle Gruppen beenden die ArbeitSolange eine Gruppe aktiv ist, ist kein Entriegeln möglich
- 07EntriegelnEnergie für Energie
- 08Archiv und Audit TrailDer Ablauf des Eingriffs bleibt nachvollziehbar
Wichtig ist, dass der Workflow Schritte mit unterschiedlicher Bedeutung voneinander trennt. Das Erteilen der Arbeitsfreigabe ist eine Entscheidung. Die Trennung ist eine physische Handlung der ausführenden Personen. Der Tryout ist die Prüfung, dass die Trennung wirksam ist. Werden diese Schritte im System zusammengelegt, hält man die administrative Freigabe leicht irrtümlich für die Erfüllung aller Voraussetzungen für den Arbeitsbeginn.
Warum muss sich der Workflow an den Betrieb anpassen?
Kurze AntwortWeil sich LOTOTO-Verfahren, die Verteilung der Verantwortung und die Art der Freigabe von Betrieb zu Betrieb unterscheiden. Eine Software, die sie in ein einziges Schema presst, würde die Mitarbeitenden zwingen, ihre eigenen Regeln zu umgehen.
Die Einführung geht deshalb von Ihren bestehenden LOTO- und LOTOTO-Verfahren aus. In der Analyse gehen wir mit Ihnen vor allem durch:
- wer einen Eingriff beantragt, wer ihn freigibt und wer die Trennung ausführt,
- welche Energiearten welcher Mitarbeitertyp sichern darf,
- für welche Anlagen oder Bereiche die Freigabeberechtigung gilt,
- wie Vertretung, Schichtwechsel und mehrere Arbeitsgruppen geregelt sind,
- welche Arbeiten gefährlich sind und welche Formulare dazugehören,
- wie der Tryout dokumentiert wird und was bei Arbeitsende geschieht.
Je nach Prozess und Anforderungen des Betriebs lässt sich die Lösung zum Beispiel um die Identifikation per RFID-Karte, Kiosk-Arbeitsplätze oder die Dokumentation der Übernahme von Schlüssel oder Marke erweitern. Wie Analyse und Einrichtung ablaufen, beschreiben wir auf der Seite Lösung.
Wie lässt sich feststellen, ob die Digitalisierung hilft?
Kurze AntwortDurch eine Auswertung mit den eigenen Daten des Betriebs. Wir empfehlen, einige Kennzahlen zu beobachten, die zeigen, ob sich die Einhaltung des Verfahrens und die Qualität der Informationen verbessert haben.
Zur Bewertung der Einführung von digitalem LOTOTO empfehlen wir vor allem folgende Punkte:
- Vollständigkeit der Arbeitsfreigaben und Bestätigungen vor Beginn des Eingriffs,
- festgestellte Abweichungen zwischen Eintrag und Zustand am Arbeitsplatz,
- Anzahl und Gründe von Vertretungen oder außerordentlichen Eingriffen in den Prozess,
- Zeitaufwand für das Auffinden der Dokumentation,
- Ereignisse und Beinaheunfälle im Zusammenhang mit der Energieisolierung.
Es handelt sich um vorgeschlagene Bewertungskriterien, nicht um Kennzahlen, die die Anwendung automatisch berechnet. Grundlage können die Einträge und der Audit Trail sein, aber auch Kontrollen am Arbeitsplatz.
Beim Vergleich der Zeit vor und nach der Einführung sind auch der Umfang der Instandhaltung, technologische Veränderungen und die Art der Ereignismeldung zu berücksichtigen. Eine Veränderung der Zahl der Ereignisse allein sagt noch nicht, welche Maßnahme sie bewirkt hat.
Woran sollten Sie vor der Einführung denken?
Kurze AntwortAn die Qualität des Anlagenregisters, die Netzverbindung an den Orten der Bedienung und ein vereinbartes Vorgehen für den Fall, dass das System nicht verfügbar ist.
- Qualität des RegistersDie Dokumentation ist nur so gut wie das Register der Anlagen, ihrer Energien und der Zuordnung zu den Trennstellen. Eine Liste der Energiearten ersetzt nicht das Verfahren zu ihrer Sicherung. Mehr auf der Seite Energieisolierung.
- KonnektivitätDie Verbindung muss dort geprüft werden, wo das System genutzt wird, also an den Anlagen, in den Werkstätten und in der Leitwarte.
- Vorgehen bei SystemausfallDer Betrieb muss wissen, wie vorzugehen ist, wenn das System nicht verfügbar ist, und wie die Einträge anschließend nachgetragen werden. Dieses Vorgehen legen wir gemeinsam mit Ihnen vor dem Start fest.
- Art der BedienungSmartphone, Tablet, Computer oder gemeinsam genutzter Arbeitsplatz. Bei einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz muss jede Aktion eindeutig einem bestimmten Benutzer zugeordnet sein.
- Kennzeichnung der AnlagenBei der QR-Identifikation müssen die Etiketten richtig angebracht und lesbar gehalten werden.
- PilotWir empfehlen, mit einem ausgewählten Bereich zu beginnen, die Einstellungen in der Praxis zu prüfen und erst dann zu erweitern.
Erfahrung aus dem realen Betrieb
LOTOTO-Referenz
LOTOTO in der industriellen Praxis
Im Zementwerk Danucem haben wir den LOTOTO-Prozess digitalisiert. Die Erfahrung aus dem realen Betrieb – vor allem bei der Koordination von Arbeitsgruppen, der Trennung jeder Energie einzeln und bei Vertretungen – bringen wir heute in Lösungen für weitere Betriebe ein.
Häufige Fragen
Muss auf Smartphone oder Computer eine Anwendung installiert werden?
Nein. Die bestehende LOTOTO-Anwendung läuft im Webbrowser auf Computer, Tablet und Smartphone.
Wo läuft das System?
Eine der Varianten ist ein lokaler Server im Werk mit Zugriff über VPN. Die konkrete Architektur wählen wir nach den Anforderungen an Verfügbarkeit, Betrieb und Sicherheit.
Ist LOTOTO.digital ein Standardprodukt von der Stange?
Nein. Wir gehen von einer bestehenden, im Betrieb bewährten Technologie aus, richten aber Rollen, Freigaben, Dokumente und die Art der Bedienung nach den Regeln Ihres Betriebs ein.
Lässt sich auch nur ein Teil des Prozesses digitalisieren?
Ja. Häufig beginnt man mit der Dokumentation der Verriegelungen und den Arbeitsfreigaben in einem ausgewählten Bereich. Weitere Teile, zum Beispiel Arbeitsanweisungen, lassen sich später ergänzen.
Nächster Schritt
Sehen wir uns an, was sich digitalisieren lässt.
Zeigen Sie uns Ihr aktuelles LOTOTO-Verfahren, eine Muster-Arbeitsfreigabe und die Verteilung der Rollen. Gemeinsam legen wir fest, welche Teile des Prozesses sich zuerst zu digitalisieren lohnen.