Prozessdigitalisierung · Nachverfolgbarkeit
Audit Trail im digitalen LOTOTO
Bei Papierdokumentation wird der Ablauf eines Eingriffs nachträglich aus Arbeitsfreigabe, Tabelle und Erinnerung zusammengesetzt. Der Audit Trail entsteht laufend, bei jeder Handlung. Er dient der Nachverfolgung eines konkreten Eingriffs, aber auch der regelmäßigen Auswertung des Prozesses, bevor etwas passiert.
Der Datensatz zeigt den Status. Der Audit Trail zeigt, wie es dazu kam.
Was erfasst der Audit Trail?
Kurze AntwortVorgänge und Datenänderungen im System: wer sie ausgeführt hat, was sich geändert hat, wie alter und neuer Wert lauteten und wann es geschah.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Wer | Benutzer, unter dessen Konto der Vorgang ausgeführt wurde |
| Was | Vorgang oder geänderte Angabe, zum Beispiel eine Statusänderung des Datensatzes |
| Alter und neuer Wert | Wie die Angabe vor und nach der Änderung aussah |
| Zeit | Datum und Uhrzeit des Vorgangs |
Im Audit Trail spiegeln sich die Handlungen des gesamten Lebenszyklus einer Verriegelung: Vorbereitung und Absenden des Antrags, Freigabe durch den Operator, Bestätigung der einzelnen Energien durch die ausführenden Personen mit Schlossnummer, Anschluss weiterer Gruppen, Arbeitsende und Entriegelung. Hat eine Vertretung gehandelt, enthält der Eintrag zusätzlich den Vermerk „Vertreten durch: …“.
Der Audit Trail ergänzt damit den Verriegelungsdatensatz selbst. Der Datensatz zeigt den aktuellen Status, der Audit Trail zeigt, wie es dazu kam. Was ein Verriegelungsdatensatz alles enthält, beschreiben wir auf der Seite Lockout-Dokumentation.
Wie lässt sich der Ablauf eines konkreten Eingriffs nachverfolgen?
Kurze AntwortAus einem Verriegelungsdatensatz und seinem Audit Trail. Darin ist zu sehen, wer den Eingriff beantragt und freigegeben hat, wer wann welche Energie bestätigt hat, wer an der Anlage gearbeitet und wer sie entriegelt hat.
Für die Rekonstruktion eines Eingriffs müssen keine Informationen aus mehreren Quellen zusammengetragen werden. Anlage, Personen, Schlossnummern, Zeiten und beigefügte Dokumente gehören zu einem Datensatz. Typisches Vorgehen bei der Nachverfolgung:
- Anlage und DatensatzDie Anlage und der zugehörige Verriegelungsdatensatz werden gesucht, auch ein abgeschlossener im Archiv.
- Antrag und FreigabeWer den Eingriff beantragt hat, wer ihn freigegeben hat und wann.
- Energien und SchlösserWer die Verriegelung welcher Energie bestätigt hat, mit welcher Schlossnummer und zu welcher Zeit.
- ArbeitsgruppenWer sich der Verriegelung angeschlossen hat und wann die Arbeit beendet wurde.
- Arbeitsende und EntriegelungWer die Arbeiten beendet und wer die einzelnen Energien entriegelt hat, gegebenenfalls wer wen vertreten hat.
- DokumenteAusgefüllte Formulare für gefährliche Arbeiten, die dem Datensatz beigefügt wurden.
Ebenso nachvollziehbar ist, wo der Prozess stand. Bei einer teilweise verriegelten Anlage ist ersichtlich, welche Energie bestätigt war und auf welche noch gewartet wurde. Wie sich ein Datensatz von der Vorbereitung bis zum Archiv entwickelt, beschreiben wir auf der Seite Digitale Arbeitsfreigaben.
LesenGruppenverriegelungWie lassen sich die Aufzeichnungen für die Prävention nutzen?
Kurze AntwortDurch regelmäßige Durchsicht abgeschlossener Eingriffe. Die Aufzeichnungen können wiederkehrende Mängel bei der Vorbereitung von Arbeitsfreigaben, unklar verteilte Verantwortlichkeiten oder Probleme bei der Arbeitsübergabe sichtbar machen.
Die Dokumentation eines Unfalls hilft zu erklären, was passiert ist. Der Audit Trail kann früher helfen: Er kann Schwachstellen des Prozesses zeigen, solange es noch zu keinem Ereignis gekommen ist. Sein Wert zeigt sich deshalb nicht nur bei einer Untersuchung, sondern vor allem bei der regelmäßigen Auswertung.
- Arbeitsfreigaben, bei denen Angaben wiederholt erst während des Eingriffs ergänzt oder geändert wurden.
- Anlagen, bei denen häufig auf die Bestätigung einer Energie gewartet wird.
- Häufige Vertretungen, die auf unklar verteilte Verantwortlichkeiten hindeuten können.
- Eingriffe, bei denen sich das Arbeitsende der Gruppen deutlich hinzieht.
Das sind Beispiele für Fragen, die man sich bei einer Auswertung stellen kann. Welche davon für Ihren Betrieb wesentlich sind, bestimmen die für Arbeitsschutz und Instandhaltung Verantwortlichen.
Welche Kennzahlen sollte man bei der Auswertung verfolgen?
Kurze AntwortWir empfehlen, die Vollständigkeit der Arbeitsfreigaben, Abweichungen zwischen Datensatz und Zustand vor Ort, Vertretungen, die Zeit für das Auffinden der Dokumentation und Ereignisse im Zusammenhang mit der Energieisolierung zu verfolgen.
- Vollständigkeit der Arbeitsfreigaben und Bestätigungen vor Beginn des Eingriffs.
- Festgestellte Abweichungen zwischen Datensatz und Zustand vor Ort.
- Anzahl und Gründe von Vertretungen oder außerordentlichen Eingriffen in den Prozess.
- Zeitaufwand für das Auffinden der Dokumentation.
- Ereignisse und Beinaheunfälle im Zusammenhang mit der Energieisolierung.
Es handelt sich um vorgeschlagene Bewertungskennzahlen, nicht um eine automatische Berechnung von Metriken in der Anwendung. Sie sollen prüfen, ob die Digitalisierung die Einhaltung des Verfahrens und die Qualität der Informationen verbessert.
Beim Vergleich vor und nach der Einführung sind die geleisteten Arbeitsstunden, der Umfang der Instandhaltung, technologische Änderungen und die Art der Ereignismeldung zu berücksichtigen. Ein Rückgang der Ereignisse allein sagt noch nicht, welche Änderung ihn bewirkt hat. Wie sich eine solche Auswertung in die gesamte Digitalisierung einfügt, beschreiben wir auf der Seite Digitalisierung von LOTOTO.
Wie werden abgeschlossene Datensätze aufbewahrt?
Kurze AntwortAbgeschlossene Datensätze gehen ins Archiv über. Dort bleiben sie mit Personen, Energien, Schlossnummern, Zeiten und beigefügten Dokumenten erhalten.
Ein Datensatz durchläuft die Status In Vorbereitung, Beantragt, Freigegeben, Verriegelt, Abgeschlossen und schließlich Archiv. Auch im Archiv wird er nicht von seinen Dokumenten getrennt. Wurde der Verriegelung ein ausgefülltes Formular für Arbeiten in der Höhe, in engen Räumen oder für Heißarbeiten beigefügt, findet es sich beim selben Datensatz.
Wie lange Datensätze aufbewahrt werden und wer Einsicht in das Archiv hat, bestimmen die internen Regeln Ihres Betriebs und die geltenden Vorschriften. Bei der Einführung gehen wir sie mit Ihnen durch. Wo das System läuft und wie es abgesichert ist, beschreiben wir auf der Seite Lösung.
Was beweist der Audit Trail nicht?
Kurze AntwortDer Audit Trail beweist, wer wann was im System bestätigt oder geändert hat. Er beweist weder den physischen Zustand der Anlage noch, dass die Trennung wirksam war.
Der Eintrag „verriegelt“ ist ein erfasster Status auf Grundlage der Bestätigungen der Beschäftigten. Er ist keine Messung. Der Audit Trail zeigt den Prozessablauf daher so, wie die Beteiligten ihn erfasst haben. Sein Wert hängt davon ab, ob Handlungen wahrheitsgemäß und zu dem Zeitpunkt bestätigt werden, an dem sie tatsächlich ausgeführt werden.
- Er beweist nicht, dass das Schloss an der Trennstelle physisch angebracht ist.
- Er beweist nicht, dass die Trennung wirksam war – das prüft der Tryout vor Ort.
- Er beweist nicht, dass das Trennverfahren fachlich richtig war. Für den Inhalt der Verfahren ist der Betrieb verantwortlich.
- Er ist nur so genau wie das Anlagenregister und die Zuordnung zu den Trennstellen.
Liegen Ihre Arbeitsanweisungen in digitaler Form vor, können Bestätigungen einzelner Schritte den Audit Trail weiter präzisieren. Auch dann bleiben sie Einträge der Beschäftigten und kein Nachweis über den Zustand der Anlage.
Was ersetzt digitales LOTOTO nicht?
Häufige Fragen
Ist eine Vertretung im Audit Trail sichtbar?
Ja. Hat eine Vertretung gehandelt, enthält der Eintrag den Vermerk „Vertreten durch: …“, sodass klar ist, wer die Handlung tatsächlich ausgeführt hat und für wen.
Berechnet die Anwendung die Bewertungskennzahlen automatisch?
Nein. Die Kennzahlen nennen wir als Empfehlung für die Auswertung der Einführung. Audit Trail und Archiv liefern die Grundlage, die Auswertung selbst nimmt der Betrieb vor.
Sind beim archivierten Datensatz auch die ausgefüllten Formulare vorhanden?
Ja. Ausgefüllte Dokumente für gefährliche Arbeiten werden dem Verriegelungsdatensatz beigefügt und bleiben auch im Archiv dort erhalten.
Lassen sich auch Eingriffe aus der Zeit vor der Einführung nachverfolgen?
Der Audit Trail entsteht ab Beginn der Nutzung des Systems. Ältere Papieraufzeichnungen bleiben in der bisherigen Dokumentation.
Nächster Schritt
Wie verfolgen Sie heute den Ablauf eines Eingriffs nach?
Zeigen Sie uns, wie Sie Verriegelungen und Arbeitsfreigaben heute dokumentieren. Gemeinsam ermitteln wir, welche Informationen der Audit Trail in Ihrem Betrieb erfassen sollte.