Prozessdigitalisierung · Dokumentation
Digitale Dokumentation von Verriegelungen
Eine Schlosstafel oder ein Buch in der Leitwarte sagt, dass eine Anlage verriegelt ist. Oft sagt sie nicht mehr, welche Energie gesichert ist, wer sie gesichert hat und wer noch an der Anlage arbeitet. Die digitale Dokumentation erfasst diese Angaben für jede Energie und macht sie dort verfügbar, wo die Menschen sie brauchen.
Nicht ein Schloss pro Anlage. Jede Energie hat ihr Schloss und ihren Namen.
Was erfasst die digitale Lockout-Dokumentation?
Kurze AntwortAnlage, Antragsteller, Freigabe und für jede Energieart die ausführende Person, die Schlossnummer und den Zeitpunkt der Verriegelung. Dazu den Status des Vorgangs, angeschlossene Arbeitsgruppen und angehängte Dokumente.
Die Anlage wird aus dem Register nach Code ausgewählt oder durch Scannen des QR-Etiketts mit der Kamera im Browser. Der Code muss so nicht abgetippt werden, und die Gefahr, ähnlich bezeichnete Anlagen zu verwechseln, sinkt.
Müssen wir für das System unsere Anlagenkennzeichnung ändern?
Kurze AntwortNein. Das Anlagenregister arbeitet mit der Kennzeichnung, die in Ihrem Betrieb bereits verwendet wird. Für eine neue Software müssen Sie Ihre Anlagenkennzeichnung nicht ändern.
Gleicher Anlagentyp, unterschiedliche Kennzeichnung
- Betrieb AInterne IDDOP-104
- Betrieb BTechnische KennzeichnungCV-204
- Betrieb CUnternehmensstandardL2-07-POH01
Jeder Betrieb kennzeichnet seine technischen Anlagen anders. Manche nutzen interne Identnummern oder eigene technologische Bezeichnungen, andere Kennzeichen nach Produktionslinie oder Bereich, Kennungen aus einem bestehenden Instandhaltungssystem (CMMS/EAM) oder einen Standard, der in der gesamten Unternehmensgruppe gilt.
- keine Neunummerierung der Anlagen,
- kein neues Kennzeichnungssystem,
- bestehende Kennzeichen und die eingeführte technische Terminologie bleiben erhalten,
- das QR-Etikett kann dieselbe Kennzeichnung tragen, die das Personal im Betrieb kennt.
Die Anbindung des Anlagenregisters an ein externes Instandhaltungssystem, etwa die Übernahme von Anlagen aus einem CMMS/EAM, ist eine Option der individuellen Umsetzung und keine fertige Integration.
Wie werden Schlossnummer und ausführende Person dokumentiert?
Kurze AntwortJede ausführende Person bestätigt nur ihre eigene Energie und gibt dabei die Schlossnummer an. Das System speichert dazu ihren Namen und den Zeitpunkt.
Eine Anlage erfordert oft mehrere getrennte Handlungen, die von verschiedenen Personen ausgeführt werden. Die elektrische Energie sichert eine Elektrofachkraft, die pneumatische oder mechanische eine andere Person. Die Dokumentation verknüpft deshalb nicht die Anlage mit einem Schloss, sondern jede Energie mit einem bestimmten Schloss und einer bestimmten Person. Warum das wichtig ist, erklären wir auf der Seite Energieisolierung.
Ebenso wird das Entriegeln dokumentiert. Jede ausführende Person bestätigt das Entriegeln ihrer Energie, sodass auch bei der Rückgabe der Anlage klar ist, wer welches Schloss entfernt hat.
Was bedeutet der Status „verriegelt“ in der Anwendung?
Kurze AntwortEr bedeutet, dass die verantwortlichen Mitarbeitenden die Trennung aller erforderlichen Energien bestätigt haben. Es ist ein dokumentierter Status auf Basis ihrer Bestätigungen, keine Messung des physischen Anlagenzustands.
Der Gesamtstatus Verriegelt entsteht erst nach der Bestätigung aller Energien. Bis dahin ist der teilweise abgeschlossene Prozess sichtbar: welche Energien bereits gesichert sind und auf welche noch gewartet wird. Statt der allgemeinen Information, dass die Anlage gerade gesichert wird, ist also nachvollziehbar, welcher Schritt fehlt.
Der Vorgang durchläuft die Status In Vorbereitung, Angefordert, Freigegeben, Verriegelt, Abgeschlossen und Archiv. Ihre Bedeutung und Reihenfolge beschreiben wir auf der Seite Digitale Arbeitsfreigaben.
Was, wenn an der Anlage eine andere Verriegelung aktiv ist?
Kurze AntwortDas System weist beim Anlegen des Vorgangs darauf hin, dass an der Anlage bereits eine aktive Verriegelung besteht. Wie weiter vorzugehen ist, bestimmen die Regeln des Betriebs.
Der Hinweis hilft, sich überschneidende Eingriffe schon bei der Vorbereitung zu erkennen. Soll eine weitere Gruppe im Rahmen derselben Verriegelung an der Anlage arbeiten, kann sie sich dieser anschließen. Die Anlage kann dann nicht entriegelt werden, solange eine angeschlossene Gruppe aktiv ist. Mehr auf der Seite Gruppenverriegelung.
Lässt sich die Übersicht der aktiven Verriegelungen auf einem Wandbildschirm anzeigen?
Kurze AntwortJa. Die Anwendung hat eine öffentliche Übersicht der aktiven Verriegelungen, die ohne Anmeldung angezeigt wird und sich automatisch aktualisiert. Sie eignet sich zum Beispiel für einen Bildschirm in der Leitwarte oder in der Werkstatt.
Die Übersicht zeigt, welche Anlagen gerade verriegelt sind und in welchem Status sie sich befinden. Die Mitarbeitenden müssen so nicht für jede Information in der Leitwarte anrufen oder sich im System anmelden. Bei der Platzierung des Bildschirms sollten Sie bedenken, wer ihn sieht, denn die Übersicht ist ohne Anmeldung zugänglich.
Wie wird die Übernahme von Schlüssel, Schloss oder Marke dokumentiert?
Kurze AntwortDie Dokumentation der Übernahme von Schlüssel, Schloss oder Marke ist nicht Teil des Standardvorgangs. Je nach Prozess und Anforderungen des Betriebs lässt sich die Lösung um eine solche Dokumentation erweitern.
Betriebe unterscheiden sich darin, ob sie Schlüsselboxen, persönliche Marken, beim Zutritt ausgegebene Schlösser oder eine Kombination davon verwenden. Gehört die Übergabe von Schlüssel oder Marke zu Ihrem Verfahren, konzipieren wir, wie festgehalten wird, wer was von wem und wann übernommen hat. Die Identifikation können bei Bedarf auch RFID-Karten oder ein Kiosk-Arbeitsplatz erleichtern.
Wie hilft die Dokumentation beim Schichtwechsel?
Kurze AntwortDie nachfolgende Schicht sieht in einer Übersicht alle aktiven Verriegelungen, ihren Status und die angeschlossenen Arbeitsgruppen. Sie muss sich nicht nur auf die mündliche Übergabe verlassen.
Bei jedem aktiven Vorgang ist klar, welche Energien gesichert sind, wer sie gesichert hat und welche Schritte noch fehlen. Die Liste der angeschlossenen Mitarbeitenden und Gruppen zeigt, wer an der Anlage arbeitet, wie die Person zu erreichen ist und ob sie ihre Arbeit bereits beendet hat. Steht die ursprünglich zugewiesene Person nach Schichtende nicht zur Verfügung, kann eine berechtigte Vertretung den Schritt übernehmen, und der Vorgang hält fest, wer ihn tatsächlich ausgeführt hat.
Die mündliche Übergabe zwischen den Schichten verliert dadurch nicht an Bedeutung. Die Dokumentation gibt ihr eine gemeinsame Grundlage, anhand derer sich prüfen lässt, ob beide Seiten von derselben Anlage und demselben Stand sprechen.
Wo finden sich abgeschlossene Eingriffe?
Kurze AntwortIm Archiv. Der abgeschlossene Vorgang bleibt dort mit Energien, Schlossnummern, Personen, Zeitpunkten und angehängten Dokumenten erhalten.
Das Archiv ermöglicht es, den Ablauf eines bestimmten Eingriffs nachträglich nachzuvollziehen, zum Beispiel bei einer internen Kontrolle. Datenänderungen, also wer was geändert hat, den alten und neuen Wert sowie den Zeitpunkt, erfasst der Audit Trail.
LesenAudit TrailWas ersetzt die digitale Dokumentation nicht?
Häufige Fragen
Können wir unsere bestehenden Schlösser behalten?
Ja. Die Dokumentation arbeitet mit der Nummer des Schlosses, das die Person an der Trennstelle verwendet. Die physischen Schlösser und ihre Zuteilung bleiben nach Ihren Regeln.
Lässt sich nachvollziehen, wer die Anlage entriegelt hat?
Ja. Das Entriegeln bestätigt jede ausführende Person für ihre Energie, sodass Name und Zeitpunkt am Vorgang gespeichert sind.
Muss zum Ansehen der Dokumentation eine Anwendung installiert werden?
Nein. Die Anwendung läuft im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone. Die öffentliche Übersicht der aktiven Verriegelungen wird auch ohne Anmeldung angezeigt.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns, wie Sie Verriegelungen heute dokumentieren.
Schlosstafel, Buch oder Tabelle: Wir sehen uns an, welche Angaben Sie heute erfassen, und konzipieren, wie eine digitale Dokumentation nach Ihren Regeln aussehen würde.