Prozessdigitalisierung · Arbeitsfreigaben
Digitale Arbeitsfreigaben
Ein Arbeitsfreigabeschein auf Papier hält eine Unterschrift fest, zeigt aber nicht, ob bereits alle Energien getrennt wurden oder wer noch an der Anlage arbeitet. Eine digitale Arbeitsfreigabe ist ein gesteuerter Prozess: Jeder Status baut auf der Bestätigung des vorherigen Schritts auf, und die Dokumentation bleibt am Vorgang.
Freigabe ist noch keine Verriegelung. Jeder Schritt hat seine verantwortliche Person.
Wie funktioniert eine digitale Arbeitsfreigabe?
Kurze AntwortDie Arbeitsfreigabe durchläuft die Status In Vorbereitung, Angefordert, Freigegeben, Verriegelt, Abgeschlossen und Archiv. In den nächsten Status gelangt sie erst nach der Handlung der verantwortlichen Person.
| Status | Bedeutung | Wer handelt |
|---|---|---|
| In Vorbereitung | Vorgang in Bearbeitung: Anlage, Antragsteller und ausführende Personen für die einzelnen Energien. Er kann gespeichert und später fertiggestellt werden. | Antragsteller |
| Angefordert | Der Antrag ist abgeschickt. Der Operator erhält eine Benachrichtigung in der Anwendung und per E-Mail. | Antragsteller → Operator |
| Freigegeben | Der Operator hat die Angaben geprüft und den Eingriff freigegeben. Die Anlage ist noch nicht getrennt. | Operator |
| Verriegelt | Alle ausführenden Personen haben die Trennung ihrer Energie bestätigt und die Schlossnummer angegeben. | ausführende Personen |
| Abgeschlossen | Die Arbeiten sind beendet, und die ausführenden Personen haben das Entriegeln ihrer Energien bestätigt. | Antragsteller, ausführende Personen |
| Archiv | Der abgeschlossene Vorgang bleibt einschließlich der angehängten Dokumente auffindbar. | – |
Die Status entsprechen der bestehenden Anwendung. Wer beantragen, freigeben und ausführen darf, richten wir nach den Regeln Ihres Betriebs ein.
Zwischen den Status Verriegelt und Abgeschlossen findet die eigentliche Arbeit statt. Schließen sich weitere Arbeitsgruppen an, kann die Anlage nicht entriegelt werden, solange eine von ihnen aktiv ist. Details beschreiben wir auf der Seite Gruppenverriegelung.
Wer bereitet die Arbeitsfreigabe vor und wer gibt sie frei?
Kurze AntwortDer Antragsteller bereitet die Arbeitsfreigabe vor, der Operator gibt sie frei, und die ausführenden Personen bestätigen die Trennung. Wer diese Aufgaben in Ihrem Betrieb konkret übernimmt, bestimmen Ihre Regeln.
Der Antragsteller wählt die Anlage aus, zum Beispiel durch Scannen des QR-Etiketts, und ordnet jeder Energieart eine ausführende Person zu. Der Mitarbeitertyp ist im System an Energiearten gebunden. Eine Elektrofachkraft kann so beispielsweise nur elektrische Energie sichern.
Der Operator gibt nur Anlagen frei, für die er berechtigt ist. Erfordert die Anlage gefährliche Arbeiten, erhält auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit eine Benachrichtigung. Wie Rollen und Einschränkungen eingerichtet werden, erklären wir auf der Seite Rollen und Berechtigungen.
Warum bedeutet eine erteilte Arbeitsfreigabe nicht, dass die Arbeit beginnen kann?
Kurze AntwortDie Freigabe ist eine Entscheidung über den Eingriff, nicht seine Absicherung. Vor Arbeitsbeginn müssen die physische Trennung aller Energien und die Prüfung ihrer Wirksamkeit (Tryout) folgen.
| Schritt | Bedeutung | Wer verantwortlich ist |
|---|---|---|
| Erteilen der Arbeitsfreigabe | Entscheidung, dass der Eingriff unter den angegebenen Bedingungen stattfinden darf | Operator im Rahmen seiner Berechtigung |
| Trennung der Energie | physisches Verriegeln und Kennzeichnen der Trennstellen, Bestätigung im System | ausführende Person für die jeweilige Energie |
| Tryout | Prüfung, dass die Trennung wirksam ist und die Anlage nicht in Bewegung gesetzt werden kann | nach den Regeln des Betriebs |
Jeder dieser Schritte hat eine andere Bedeutung und eine andere Verantwortung. Die digitale Arbeitsfreigabe fasst sie deshalb nicht zu einer einzigen Bestätigung zusammen. Der Gesamtstatus Verriegelt entsteht erst, wenn alle ausführenden Personen die Trennung bestätigt haben. Bis dahin ist sichtbar, welche Energie bestätigt ist und auf welche noch gewartet wird.
Der Tryout ist in LOTOTO ein eigener Schritt. Wie er dokumentiert und in den digitalen Workflow eingebunden wird, konzipieren wir nach den Regeln des jeweiligen Betriebs.
LesenWas ist LOTOTOWie werden gefährliche Arbeiten behandelt?
Kurze AntwortEine Anlage kann mit gefährlichen Arbeiten gekennzeichnet sein, zum Beispiel Heißarbeiten, Arbeiten in der Höhe oder in engen Räumen. Zum Vorgang wird dann die passende Formularvorlage angeboten, und das ausgefüllte Dokument wird der Arbeitsfreigabe angehängt.
- Formularvorlagen lädt der Administrator als PDF-Vorlagen hoch, zum Beispiel Ihre bestehenden Formulare.
- Am Vorgang kann die Person sie anzeigen oder herunterladen.
- Das ausgefüllte und unterschriebene Dokument wird zum Vorgang hochgeladen und bleibt auch im Archiv dabei.
- Bei festgelegten Arbeiten erhält die Fachkraft für Arbeitssicherheit eine Benachrichtigung.
Die Anwendung arbeitet heute mit hochgeladenen Vorlagen und dem Anhängen ausgefüllter Dokumente. Möchten Sie Formulare direkt im System ausfüllen, können wir eine solche Erweiterung passend zu Ihrem Prozess konzipieren.
Lassen sich Formulare direkt in der Anwendung ausfüllen?
Kurze AntwortDie aktuelle Anwendung arbeitet mit Formularvorlagen und dem Anhängen ausgefüllter Dokumente. Wenn Sie Papierformulare nicht nur einscannen und als PDF anhängen möchten, können wir die Digitalisierung des Formulars selbst individuell konzipieren: Ausfüllen, Freigabe und Archivierung direkt in der Anwendung.
- 01Formular wählenNach Art der Arbeit oder Freigabe
- 02Digital ausfüllenVorbefüllte Daten, Fotos, Anhänge
- 03Freigabe und SignaturNach Ihren Regeln und Dokumenttyp
- 04Dokument erzeugenDas fertige Dokument aus den Eingaben
- 05ArchivierenGespeichert zusammen mit dem Vorgang
Was ein digitales Formular ermöglichen kann
- das Dokument direkt in der Anwendung erstellen,
- es elektronisch ausfüllen, auch auf Smartphone oder Tablet,
- Fotos und Anhänge ergänzen,
- es zur elektronischen Freigabe senden,
- es je nach Möglichkeiten der konkreten Umsetzung bestätigen oder unterschreiben,
- das fertige Dokument erzeugen,
- es zusammen mit dem Vorgang speichern und archivieren.
Was sich vorbefüllen lässt
Je nach Ihren Anforderungen kann das System Angaben automatisch ergänzen, die es bereits kennt:
- die Anlage und ihren Code,
- die Identifikation der Person,
- Datum und Uhrzeit,
- Angaben zur Arbeitsfreigabe,
- weitere verfügbare Betriebsdaten.
Welche Dokumente sich digitalisieren lassen
| Bereich | Heute in der Anwendung | Individuell konzipierbar |
|---|---|---|
| Formular | PDF-Vorlage, die der Administrator hochlädt | Digitales Formular mit Feldern und Prüfungen |
| Ausfüllen | Außerhalb der Anwendung, das Ergebnis wird dem Vorgang angehängt | Direkt in der Anwendung, auch auf dem Smartphone |
| Daten | Werden von Hand ausgefüllt | Vorbefüllt aus Vorgang und Register |
| Freigabe | Erteilen der Arbeitsfreigabe im Workflow | Elektronische Freigabe des Dokuments selbst, Bestätigung oder Signatur |
| Ergebnis | Angehängte Datei am Vorgang | Erzeugtes Dokument, archiviert mit dem Vorgang |
Welche Regeln gelten für elektronische Dokumente und Signaturen?
Kurze AntwortDie Digitalisierung der Arbeitsdokumentation konzipieren wir mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes und Dokumenttyps. In der Europäischen Union berücksichtigen wir die Regeln für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste nach der eIDAS-Verordnung.
Gemeinsamer europäischer Rahmen ist die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/1183. In Deutschland ergänzt sie das Vertrauensdienstegesetz (VDG), in Österreich das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG). Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, eIDAS gilt dort nicht unmittelbar; maßgeblich ist das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Qualifizierte Signaturen nach ZertES und nach eIDAS werden nicht automatisch gegenseitig anerkannt. Bei der Konzeption gehen wir jeweils von der aktuell geltenden Fassung aus.
| Begriff | Bedeutung | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Elektronisches Dokument | Inhalt in elektronischer Form, zum Beispiel ein ausgefülltes Formular. | Es sagt für sich allein nichts darüber aus, wer es freigegeben oder unterschrieben hat. |
| Interne elektronische Freigabe | Bestätigung eines Schritts durch einen angemeldeten Benutzer in der Anwendung, mit Name und Zeitpunkt im Audit Trail erfasst. | Belegt den Ablauf innerhalb des Systems. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur. |
| Elektronische Signatur | Daten in elektronischer Form, die einem Dokument beigefügt sind und mit denen die unterzeichnende Person unterzeichnet. eIDAS unterscheidet zusätzlich die fortgeschrittene elektronische Signatur. | Ihr darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt (Art. 25 Abs. 1 eIDAS). |
| Qualifizierte elektronische Signatur | Fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. | Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. |
Eine interne Bestätigung in der Anwendung ist also nicht automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur. Auch eIDAS ersetzt nicht automatisch jedes Papierdokument des Arbeitsschutzes durch ein elektronisches. Ob die elektronische Form zulässig ist, hängt vom konkreten Dokument, seinem Zweck, der vorgeschriebenen Form und den anwendbaren rechtlichen und internen Vorschriften ab.
Die Form der einzelnen Dokumente prüfen wir deshalb gemeinsam mit Ihnen, bei Bedarf auch mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit. Diese Informationen sind keine Rechtsberatung.
Lassen sich mehrere Anlagen gleichzeitig verriegeln?
Kurze AntwortJa. Anlagen, die gemeinsam verriegelt werden, lassen sich im Voraus gruppieren, und die Arbeitsfreigabe kann für die ganze Gruppe auf einmal angelegt werden.
Ein typisches Beispiel ist ein Stillstand, bei dem immer wieder dieselbe Gruppe von Antrieben, Förderern und Nebenaggregaten verriegelt wird. Eine vordefinierte Gruppe spart Zeit bei der Vorbereitung und verringert das Risiko, dass eine Anlage vergessen wird. Die Trennung jeder Energie wird aber auch hier einzeln bestätigt.
Ist an einer der Anlagen bereits eine andere Verriegelung aktiv, weist das System darauf hin. Eine Übersicht der aktiven Vorgänge bietet die Lockout-Dokumentation.
Was geschieht mit der Arbeitsfreigabe nach Abschluss?
Kurze AntwortDer Antragsteller beendet die Arbeiten, die ausführenden Personen bestätigen das Entriegeln ihrer Energien, und der Vorgang wird mit allen Anhängen ins Archiv verschoben.
Die Anlage kann nicht entriegelt werden, solange der Antragsteller oder seine Vertretung die Arbeiten nicht beendet hat und solange eine aktive Arbeitsgruppe an die Verriegelung angeschlossen ist. Das Entriegeln wird wie das Verriegeln Energie für Energie bestätigt.
Die abgeschlossene Arbeitsfreigabe bleibt im Archiv auffindbar. Datenänderungen mit Benutzername und Zeitpunkt erfasst der Audit Trail. Bei einer Kontrolle oder der Untersuchung eines Ereignisses müssen Informationen so nicht aus mehreren Quellen zusammengetragen werden.
Lässt sich unser eigenes Formular für die Arbeitsfreigabe anpassen?
Kurze AntwortWir gehen von Ihren bestehenden Formularen aus. Sie können als Vorlagen am Vorgang dienen, und welche Angaben und Schritte die digitale Arbeitsfreigabe abdecken soll, prüfen wir bei der Analyse Ihres Prozesses.
Nicht jede Angabe aus dem Papierschein muss im System ein eigenes Feld sein. Manche Informationen ergeben sich bereits aus dem Anlagenregister, aus den Rollen oder aus den Status des Vorgangs. In der Analyse gehen wir mit Ihnen durch, was sich übernehmen lässt, was Anhang bleibt und was im Prozess ergänzt werden muss. Das Vorgehen bei der Analyse beschreiben wir auf der Seite Lösung.
Was ersetzt die digitale Arbeitsfreigabe nicht?
Häufige Fragen
Kann eine Arbeitsfreigabe in Bearbeitung bleiben?
Ja. Ein Vorgang im Status In Vorbereitung lässt sich speichern und später zur Freigabe senden, zum Beispiel nachdem die ausführenden Personen ergänzt wurden.
Wie wird die Anlage für die Arbeitsfreigabe ausgewählt?
Aus dem Anlagenregister nach Code oder durch Scannen des QR-Etiketts mit der Kamera im Browser. Der Anlagencode muss so nicht abgetippt werden.
Wer erhält Benachrichtigungen?
Benachrichtigungen kommen in der Anwendung und per E-Mail bei einem neuen Antrag, bei Freigabe, Verriegelung und Entriegelung. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit erhält bei festgelegten Arbeiten eine Benachrichtigung.
Was, wenn die ausführende Person nicht im Dienst ist?
Den Schritt kann eine berechtigte Vertretung aus der Vertretungsgruppe übernehmen. Der Vorgang hält fest, wer den Schritt tatsächlich ausgeführt hat.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns Ihre Arbeitsfreigabe.
Senden Sie uns das Muster der Arbeitsfreigabe, die Sie heute verwenden, und beschreiben Sie, wer sie vorbereitet und freigibt. Wir zeigen Ihnen, wie sie als gesteuerter digitaler Prozess aussehen würde.